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Um escritório contábil lida diariamente com uma porção significativa de informações: contratos com fornecedores e funcionários, folhas de pagamento, dados fiscais e muitos outros precisam ser organizados pelo gestor e sua equipe. Isso exige uma gestão de documentos eficiente, para tornar fácil o acesso às informações que são necessárias para o trabalho diário na empresa.

Neste post, contamos a importância em realizar esse gerenciamento e damos as melhores dicas. Confira!

A importância da gestão de documentos

Apesar de muitos gestores ainda a tratarem como um processo de menor importância, a gestão de documentos é, na verdade, essencial para o bom funcionamento do escritório contábil.

A guarda e o gerenciamento dos dados angariados pelo escritório são essenciais para que todas as informações estejam sempre à mão. Imagine a seguinte situação: seus colaboradores necessitam das informações de um cliente durante um atendimento e, para isso, precisam remexer uma pilha de papéis. Esse modelo arcaico de organização é também antiprodutivo.

A gestão cria processos que possibilitam o controle e o arquivamento correto de todo documento que está sob a guarda da empresa, considerando suas características, sua categoria e sua relevância para as ações estratégicas do escritório.

A gestão de documentos não precisa ser um bicho de sete cabeças, mas é preciso investir em organização para tornar o arquivamento eficiente.

As melhores práticas para auxiliar o processo de gestão

1. Classifique a documentação

Para iniciar o processo de gestão de documentos, é essencial criar categorias para os arquivos de acordo com seu uso, o que facilitará que os mais necessários estejam sempre à mão. Para isso, basta separar:

• aqueles que devem ser guardados em formato físico, como contratos e papéis assinados;
• aqueles que podem ser armazenados como mídia digital: como fichas, relatórios e andamento de processos;
• aqueles que não precisam ser guardados após a utilização ou após serem armazenados digitalmente, como as cópias de documentação.

2. Organize a gestão dos documentos físicos

Para guardar os arquivos físicos, centralize-os em um mesmo local. Retire os documentos que não são utilizados das áreas comuns, priorizando que estejam em fácil acesso aqueles arquivos que são mais necessários.

Escolha um espaço da empresa, idealmente uma sala, em que possam ser postos os documentos. Crie uma maneira de sumarizar as pastas e seus arquivos: vale optar por ordem alfabética, por data de emissão do documento etc. Cada escritório precisa encontrar a melhor organização para que todos os gestores e colaboradores possam localizar o que precisam.

Caso o acervo seja volumoso, a melhor opção talvez seja contar com apenas um funcionário de confiança para fazer a gestão. Assim, o colaborador fica encarregado de gerenciar o local, ajudando em eventuais consultas e mantendo o arquivo sempre organizado.

3. Trabalhe a temporalidade

Nem toda documentação precisa ser armazenada para sempre. Fazer o descarte de parte dos arquivos é uma necessidade para abrir espaço para os novos dados e facilitar o acesso àqueles que, de fato, importam. Porém, antes de descartar definitivamente os arquivos, leve em conta a temporalidade de cada um deles.

Comprovantes de pagamento, documentação fiscal, consórcios e recibos podem ter de ser mantidos por mais tempo. Já contas de consumo, como a de luz ou água, podem ser descartadas em menos tempo. PIS, CTPS e escrituras devem ser guardados para sempre.

4. Aposte na digitalização

A essa altura, você já compreendeu que apostar nas novas tecnologias é a melhor solução para manter documentos em segurança, certo? Para facilitar esse processo, uma boa dica é manter um porta-arquivos em cada departamento para que os colaboradores depositem os documentos que precisam ser armazenados digitalmente.

Quando informações são mantidas em um software de gestão, a segurança é potencializada, já que apenas o pessoal autorizado poderá ter acesso aos dados. É mais eficiente proteger suas informações utilizando criptografia, controle de acesso e demais recursos modernos do que manter a sala de arquivos da empresa trancada.

Boa parte dos escritórios está apostando nos sistemas de cloud computing para auxiliar na guarda de arquivos.

Viu só como é possível facilitar a gestão de documentos e aplicá-la em seu escritório? Essas práticas ajudarão a agilizar os processos e otimizar a relação com os clientes.

Além dessas, aprenda mais 5 dicas para melhorar o relacionamento com o cliente!

Já reparou que a maioria das instituições educacionais sempre falam sobre a formação de profissionais com perfil de liderança? Isso acontece pela simples razão de que os resultados que uma empresa pode apresentar são grandemente influenciados por quem lidera os seus processos.

Cada produto ou serviço oferecido no mercado provém, geralmente, de um trabalho que é feito em equipe, dada a ocorrência de que mais e mais as pessoas acabam sendo especializadas em um tipo de tarefa. Por isso, o papel do gestor na equipe é um dos pontos cruciais para o sucesso de todo o grupo, pois é ele quem interliga as ações individuais para dar forma a um todo será entregue ao cliente.

Como o grau de responsabilidade de um gestor é elevado, resolvemos listar 4 características necessárias em um perfil de liderança, em especial nos escritórios de contabilidade, para que você que já tem essa função a desempenhe de forma mais eficiente ou para você que almeja esse tipo de atividade esteja pronto quando chegar lá.

1. Ter boa comunicação

É indispensável para quem vai gerenciar uma equipe a habilidade de se comunicar bem, e isso vai além de ser direto e claro. Na situação do contador ainda é requerido um bom atendimento ao público, já que este se relaciona com seus clientes e busca neles informações pedidas por alguém da equipe.

Uma boa comunicação requer do líder que ele conheça seus colaboradores e que deixe do lado de fora da empresa qualquer emoção desligada de profissionalismo, para que as abordagens, sejam elas para delegar ou analisar tarefas, sejam feitas de forma positiva e produtiva, pois tudo que será feito a partir desse momento terá o peso dessa interação.

2. Influência sobre a equipe

Muitos funcionários não têm tão bem desenvolvida uma inteligência emocional que permita apresentar o mesmo padrão de comportamento o expediente todo. Problemas pessoais ou conflitos dentro da empresa podem desmotivar indivíduos ou até todo um grupo. Nesse momento, o gestor deve apresentar uma postura de compromisso com as atividades, alimentando nas pessoas uma vontade de fazer o seu melhor.

A influência também deve participar na execução das tarefas, para que todas elas sejam coesas entre si quando participam de um mesmo projeto. Claro que cada funcionário pode dedicar sua individualidade no que está fazendo, mas isso deve ser feito sob a luz de uma proposta maior, que é mostrada pelo líder.

3. Dar feedbacks

É de grande relevância que os colaboradores tenham noção de como anda seu desempenho na empresa. Assim, é função do líder, ao colher os resultados, mostrar a cada um sua responsabilidade na produção. Se esta foi cumprida de forma positiva, deve-se de algum modo gerar um certo reconhecimento para que não haja desmotivação.

Caso haja um resultado negativo, o líder tem a incumbência de alertar da melhor forma o funcionário para que este possa corrigir erros e se sentir preparado para uma nova atribuição.

4. Reconhecer as necessidades do ambiente

Trabalhar em condições adequadas é primordial para uma alta produtividade. Assim, todos na equipe devem se sentir aptos a produzir, além de sentir que suas atividades tem real importância para o processo. Como exemplo disso pode ser citado o controle da temperatura do local, a boa funcionalidade dos instrumentos utilizados, disposição e organização das pessoas etc.

Nesse ponto é interessante que o gestor se mantenha atualizado ao que a tecnologia pode oferecer para a empresa no sentido de otimização das atividades.

Procurar recursos como Analista Fiscal Digital, plataforma que auxilia escritórios de contabilidade na área de tributação, deixando a disposição do contador toda a legislação federal e estadual para o cálculo de impostos a serem pagos, eliminando o tempo gasto com digitação manual, é essencial para a evolução dos trabalhos desempenhados.

Esperamos que essas informações sobre perfil de liderança sejam utilizadas como dicas para aplicar no seu dia a dia como gestor. Se quiser mais dicas sobre o mundo contábil, baixe esse ebook e se aprimore ainda mais!